हरियाणा सरकार ने शिकायतों की रिपोर्टिंग को बेहतर बनाने के लिए एक मानक संचालन प्रक्रिया लागू की है। इस पहल का नाम ‘समाधान प्रकोष्ठ’ है, जिसका मुख्य उद्देश्य शिकायतों के समाधान की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना है। इसके तहत, हरियाणा सरकार ने जिला प्रशासन के माध्यम से नागरिक शिकायतों और उनकी वर्तमान स्थिति की रिपोर्टिंग के लिए मानक संचालन प्रक्रिया (एस.ओ.पी.) को लागू किया है।
मुख्य सचिव श्री टी.वी.एस.एन. प्रसाद ने आज जारी आदेशों में उपायुक्तों को शिकायतों की रिपोर्टिंग करते समय विशिष्ट दिशा-निर्देशों का पालन करने का निर्देश दिया है। जिलों को हर दिन दोपहर 3 बजे तक मुख्य सचिव कार्यालय को ईमेल के माध्यम से नागरिक शिकायतों की विस्तृत रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी। इस रिपोर्ट में प्राप्त शिकायतों के साथ-साथ अन्य चैनलों के माध्यम से भी प्राप्त शिकायतों की जानकारी शामिल होगी। प्रत्येक शिकायत को पीपीपी आईडी, संबंधित विभाग और शिकायत के विवरण के साथ दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।
इस प्रक्रिया में नीतिगत अंतराल, कार्यान्वयन सम्बन्धी मुद्दों या अन्य मामलों को भी शामिल किया जाना चाहिए। अनसुलझी शिकायतों को स्पष्ट रूप से चिह्नित किया जाना चाहिए ताकि आवश्यक संशोधनों को उजागर किया जा सके। कार्यान्वयन संबंधी मुद्दों के कारण होने वाली देरी के लिए विशिष्ट कारणों और साक्ष्यों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए ताकि त्वरित समाधान हो सके।
शिकायतों को सटीक वर्गीकरण से उचित हैंडलिंग और समाधान में मदद मिलेगी। प्रत्येक शिकायत का उचित ढंग से वर्गीकरण किया जाना चाहिए और उन्हें तुरंत सिस्टम में दर्ज कर दिया जाना चाहिए। एस.ओ.पी. के अनुसार, नामित अधिकारी दैनिक रिपोर्ट संकलन और सत्यापन के साथ-साथ निर्देशों का पालन और समय पर भेजना सुनिश्चित करेगा।